• Home
• Services
• Portofolio
• Blog
• Contact

Sepuluh tahun yang lalu masih banyak orang yang berkorespondensi atau surat menyurat menggunakan kertas sebagai medianya. Menuliskan surat pada selembar kertas, memasukannya ke dalam amplop, menempelkan selembar prangko dan kemudian mengirimkannya. Meskipun di saat ini masih ada sebagian orang yang masih menggunakannnya untuk beberapa kasus tertentu. Tapi cara tersebut dihitung kurang efektif jika kita menginginkan reply atau balasan yang cepat dari surat yang kita kirimkan.

Saat ini, di jaman ketika internet menjadi sebuah gaya hidup sebagian masyarakat modern yang menuntut serba cepat dan instant, gambaran diatas sudah tidak bisa dijadikan solusi. Kegiatan surat menyurat secara konvensional sudah tergantikan dengan adanya sebuah teknologi yang di sebut dengan electronic mail atau e-mail. Dengan email dapat melakukan pengiriman lebih cepat dan mudah dan murah biayanya. Serta memungkinkan untuk melakukan pengiriman file-file digital seperti dokumen kerja, foto, dan file lagu dalam format mp3. Dan saat ini banyak tersedia layanan-layanan yang menyediakan pembuatan account email dengan kapasitas penyimpanan yang sangat besar. Seperti Gmail layanan email gratis dari Google, Yahoomail, Hotmail dan masih banyak lagi.

Hampir sebagian besar masyarakat Indonesia memiliki alamat email dari penyedia layanan email gratis tersebut. Apakah anda juga memiliki alamat email dari penyedia layanan email gratis tersebut? Selain tidak dikenakan biaya, proses untuk mendaftar atau membuat alamat email sangatlah mudah dan cepat.

Untuk keperluan pribadi sah-sah saja anda menggunakan email gratis tersebut, tetapi janganlah sekali-kali menggunakan alamat email gratis untuk keperluan bisnis perusahaan anda, kecuali sangat mendesak dan anda tidak bisa meng-akses alamat email utama. Hal ini akan menjadikan kredibilitas perusahaan anda di pertanyakan oleh klien atau rekanan bisnis.

Berikut tips yang bisa anda gunakan untuk mengoptimalkan email untuk kepentingan bisnis perusahaan sehingga bisa membantu meningkatkan promosi produk-produk yang dijual melalui email dan terkesan professional.

1. Pelajari cara menulis dan berbahasa dalam mengirim email sesuai dengan etika bisnis.
   
   
2. Gunakan aplikasi email client seperti Outlook Express atau Mozilla Thunderbird untuk mengelola email.
   
   
3. Manfaatkan fitur address book untuk menyimpan alamat-alamat email dari mitra kerja atau relasi bisnis.
   
   
4. Jangan lupa untuk mengisi subjek pesan pada email yang hendak dikirim. Penulisan subjek pesan yang tepat membuat si penerima langsung perhatian pada email anda dan membacanya.
   
   
5. Buatlah e-mail anda singkat dan padat. Sebutkan langsung tujuan e-mail anda untuk menghindari kesalahan seperti informasi yang sebenarnya tidak perlu dikemukakan atau hal yang tidak penting.
   
   
6. Gunakan gramatika yang benar apapun bahasanya. Jika klien Anda kebetulan adalah seorang asing yang tidak bisa berbahasa Indonesia, maka tulis e-mail Anda dalam bahasa Inggris dengan aturan yang benar.
   
   
7. Hilangkan penyingkatan kata seperti "pd", "yg", "utk". Kecuali anda memang memakai akronim resmi.
   
   
8. Perhatikan ejaan setiap tulisan sudah tertulis dengan benar, terutama jika menulis email dalam bahasa Inggris maka Anda bisa manfaatkan spell-check tool yang telah tersedia di setiap program email client yang anda gunakan.
   
   
9. Gunakan tanda baca dan huruf besar seperlunya. Jangan pernah menggunakan huruf kapital di seluruh isi pesan karena hal ini terkesan tidak sopan.
   
   
10. Sebelum anda kirim, baca kembali e-mail mulai dari alamat email yang dituju, subjek pesan hingga isi pesan. Apakah terdapat salah ketik atau terdapat bagian yang masih kurang untuk ditambahkan.
    
    
11. Jika Anda ingin menambahkan beberapa alamat penerima email, anda bisa lakukan dengan mengisi kolom CC (Carbon Copy), atau jika anda ingin mengirimkan lampiran e-mail tersebut ke orang lain tanpa diketahui si penerima, isi kolom BCC (Blank Carbon Copy).

Subscribe our RSS